Dawno dawno temu….

Dacie wiarę, że do tej pory koordynowanie prac projektowych, podział obowiązków, przepływ informacji od klienta, odbywał się poprzez email! Tak wiem wiem – szok. To tak jak by używać dyskietek w dzisiejszych czsach. Wyglądało to tak, że klient zgłaszający swoje uwagi, wykryte błędy czy nowe pomysły, pisał to punkt po punkcie w mailu do koordynatora, który następnie przekazywał zadania do odpowiednich osób w zespole. Wszelkie pytanie do klienta od członków zespołu były zbierane i przesyłane do niego w odpowiedzi na email.
Cofanie się w czasie do konkretnych wypowiedzi czy odtwarzanie konwersacji było niewygodne nawet z pomocą wbudowanego w programy pocztowe wątkowania wiadomości, nie wspominając o utrudnionym dostępie zespołu do historii poczynionych ustaleń i możliwości szerszego spojrzenia na problem. Przejrzystość aktualnych zadań czy informacje o stopniu zaawansowania prac nad nimi, pozostawiały wiele do życzenia. Tego typu niedogodności nie pozwalały w 100% optymalnie wykorzystać czas i utrudniały zarządzenie.

RedBox na ratunek

Obecnie wdrożyliśmy system wspomagający zarządzanie projektem RedBox, który wszystko zmienia. Każdy klient, który wykonuje u nas projekt, otrzymuje dostęp do platformy, za pomocą której komunikuje się z nami zgłaszając nowe zadania do wykonania, uwagi itp. Każdemu zadaniu przyporządkowany jest opiekun, który może bezpośrednio komunikować się z klientem w celu doprecyzowania szczegółów. Wymiana informacji odbywa się wielowątkowo, w przejrzysty sposób przypominający rozmowę przez komunikator. Klient logując się widzi, które zdania są wykonane a które oczekują. Może odpisać na pytania, dodać załącznik bezpośrednio pod konkretnym zadaniem, przez co cała konwersacja staje się bardziej przejrzysta. Nasza aktywność jest od razu widoczna, a klient otrzymuje regularne raporty z wykazem poczynionych prac. Wszyscy są szczęśliwi.

Klient:

- widzi postępy prac od razu, a nie dopiero po wykonaniu całej puli zadań,
- może zarządzać projektem z każdego miejsca na świecie, mając do dyspozycji klarowną historię konwersacji

Redhand:

- zespół ma szerszy pogląd na całość prac, sprawniej wymieniając się informacjami,
- opiekun zadania może samodzielnie pozyskiwać potrzebne mu informacje w wygodnej dla niego formie ,
- w przejrzysty sposób możemy przetwarzać zadania między różnymi projektami, każdy wie co ma robić,  ,zarządzanie czasem staje się efektywniejsze,
- koordynator projektu ma więcej czasu na grę w piłkarzyki:)

Liczymy, że wprowadzone przez nas usprawnienia w komunikacji przełożą się na jeszcze lepsze zrozumiemie potrzeb klientów oraz sprawne ich wdrożenie.